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Por Míriam Monção Schwind
Otimizando a Produtividade com Tempo e Espaço
Usando eficazmente técnicas de gestão do tempo proporciona uma estabilidade e consistência à vida diária. Como resultado, você vai gastar menos tempo se preocupando com o futuro e mais tempo concentrando-se nas tarefas atuais.
A primeira coisa a considerar no mapeamento do seu dia é o horário de pico de produtividade. Em seguida, pensar em que local você é mais produtivo. Assim que conseguir visualizar o seu dia todo, você será mais capaz de se concentrar nas pequenas coisas.
Agende sua hora de brilhar
A fim de gerir eficazmente a sua hora-a-hora e rotina do dia-a-dia, você deve primeiro se perguntar: “Qual é a hora do dia que eu mais faço progresso?”
Pense por um momento sobre como seria o seu dia mais produtivo ideal. Você teria uma manhã mais lenta? Você iria direto para o trabalho? Você é mais produtivo durante o dia ou a noite?
Uma vez que você pode identificar suas horas mais produtivas, você se torna mais capaz de trabalhar o resto do seu dia, para que possa tirar o máximo proveito do seu tempo valioso.
Talvez você descobriu que é difícil de ser produtivo durante todo o dia. Este frustrante dilema pode ser superado. Embora possa ser uma luta continuar trabalhando, fazendo as coisas acontecerem, uma vez que você está no fluxo do seu trabalho, tudo virá facilmente.
Tempos de Ótima Produtividade
- Um estudo de investigação com sede na Califórnia 2017
descobriu que o horário mais produtivo do dia é pela manhã em torno de 11:00 am.
- As pessoas estão
mais mentalmente alertas entre 09h00 – 11:00. Você pode
usar esta informação para agendar reuniões por exemplo, pois este é o tempo em
que as pessoas estarão mais atenciosas.
- Há estudos que informam sobre os meses em que as pessoas são mais produtivas. Sendo outubro o mês mais produtivo do ano.
Como você visualiza um típico dia? a sua rotina diária? pegue uma imagem de partes que você poderia ou gostaria de mudar. Talvez existam hábitos de gerenciamento de tempo que você gostaria de se livrar. Talvez você tenha vários períodos ao longo do dia onde você se encontra em um estado mais produtivo.
Se você planejar um incremento na produtividade de 90 minutos, pode ser mais fácil colocar estas tarefas distribuídas ao longo do dia, ou colocar este adicional desejado em um mesmo bloco.
E se eu só disponho de uma quantidade limitada de tempo?
Porque vida é vida, sempre haverá distrações ou necessidades que não são planejadas. Se você tiver planejado para trabalhar por quatro horas, mas acaba dispondo apenas de uma hora, isso não significa que o dia ou a hora de ser produtivo tem de ser completamente perdido. Pode ser fácil ter uma mentalidade de tudo ou nada quando se trata de seguir um cronograma.
Se você não pode fazer tudo o que planejou, cumpra parte do cronograma.
Uma vez que a programação foi perdida, pode parecer que o resto do dia será afetado negativamente também. Isso não necessariamente precisa ser o caso. A fim de aproveitar o máximo do seu tempo que restou, pegue a hora que você tem e tente fazer tudo o que puder com ele. Você não precisa se apressar correr desesperadamente.
Escolha a sua tarefa de maior prioridade em primeiro lugar. Atribuir-se uma hora de trabalho com uma tarefa importante e que você vai conseguir rendimento nesta hora de trabalho.
Tente estas dicas para tirar o máximo proveito de uma quantidade limitada de tempo:
- Dê um minuto de cada vez. Uma hora pode
não parecer muito tempo. No entanto, muita coisa pode acontecer em 10 minutos.
- Pode ser fácil deixar uma hora inteira voar sem ter
feito nada. Minimize as distrações. Ponha o seu celular em modo silencioso.
Concentre-se em exatamente o que está na sua frente.
- Concentre-se em tarefas que irão te levar em
direção ao seu objetivo principal para o tempo disponível que têm no momento.
- Priorize as tarefas que precisam de atenção imediatamente.
Os lugares que te inspiram.
Ao considerar a hora do dia que você está mais produtivo, você também deve considerar onde e em que lugar você é mais produtivo.
Agora, visualize a configuração do seu local de trabalho ideal, mais produtivo. Olhe em volta. Há outras pessoas ao seu redor? Como tudo soa? A atmosfera é casual ou formal?
Talvez conheça um café de sua preferência, onde gosta de ir trabalhar. Faça um hábito regular de ir para esse lugar em seu momento mais produtivo do dia. Se você não é capaz de chegar ao seu cenário ideal, criar uma atmosfera com outras qualidades que refletem um ambiente de trabalho ideal.
Considere estas ideias de lugares para o trabalho:
- Vá a um Café. O seu café favorito pode
fornecer uma familiaridade confortável e produtiva. Um café é um ótimo lugar
para ir e sair do isolamento estando perto de pessoas, sem ser interrompido
diretamente.
- Junte-se a um espaço de co-working. Muitas
cidades têm espaços de co-working. Um espaço de co-working tem todas as
comodidades de um local de trabalho típico. Você pode desfrutar de períodos de grande
motivação por estar rodeado de outras pessoas que também desejam entrar no
estado produtivo.
- Seu
escritório. Se você já trabalha em um escritório, olhar ao redor
do escritório para ver se você pode trabalhar em seu local preferido. Ou,
configurar sua mesa para refletir suas necessidades de trabalho. Se você
precisar de bastante tranquilidade para obter o foco, fique livre das distrações,
retirar todos os itens que distraem para fora de sua mesa.
- Ao ar livre. Refresque e acalme a sua mente com a natureza.
Encontrar uma mesa à sombra e apreciar a natureza ao mergulhar em um estado
produtivo.
- Em sua casa. Se você tem um espaço de
trabalho onde mora, você pode adicionar e remover elementos, ajustando de
acordo com o seu ambiente ideal. Certifique-se de manter o seu espaço de
trabalho longe do quarto de dormir. (Reserve o seu quarto apenas para dormir!)
Com quem você irá trabalhar?
Nos seres humanos somos sociais. Alguns sendo mais que outros. Se você achar que outras pessoas por perto te dão energia, considere esse fato na escolha de onde você trabalha. Talvez você seja uma pessoa sociável, mas não produtiva, enquanto se socializa então decida o local analisando esse item também.
Seja honesto com você mesmo e tome uma decisão com base em como usa melhor o tempo. Se existe uma pessoa ou um grupo de pessoas que você consegue trabalhar bem em conjunto, seria produtivo convidá-los para uma sessão de trabalho semanal.
Estabelecer o seu melhor horário para trabalhar e ajustar, conduz a uma gestão do tempo mais eficaz. Fazer estas simples perguntas de quando e onde lhe permitirá criar uma estrutura para usar melhor o tempo durante todo o dia.
Tendo este ambiente determinado vai ancorar à sua agenda quando surgirem obstáculos e distrações.
