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Trabalhar em três coisas ao mesmo tempo, pode fazer você sentir que está conseguindo realizar muito. Às vezes, um pensamento pode ocorrer que lhe diz, “quanto mais coisas estou fazendo ao mesmo tempo, mais estou realizando.” Esta mentalidade é falsa. Na verdade, o oposto é verdadeiro.
Quando você se concentrar em apenas uma atividade de cada vez, vai obter resultados de maior qualidade. Trabalhando em uma tarefa de cada vez, vai te proporcionar mais tempo livre. Mover-se de uma tarefa para outra ou se concentrar em muitas coisas ao mesmo tempo são duas maneiras ineficazes para gerir o tempo.
Você pode encontrar-se começando uma longa lista de coisas a fazer, saltando de tarefa em tarefa. No final de uma hora, você pode achar que tentou realizar muitas tarefas, mas não finalizou nenhuma.
Há três obstáculos que podem surgir durante o seu dia. Todos eles podem afetar negativamente a gestão do tempo de diferentes maneiras. Estes obstáculos são multitarefa, alternância de tarefas, e mudança de contexto.
Multitarefa
Multitarefa envolve fazer muitas tarefas ao mesmo tempo sendo estas todas relacionados com o mesmo resultado final. Muitas pessoas tentam multitarefa em um esforço para ser eficiente. Na verdade, é muitas vezes celebrada! No entanto, multitarefa não é tão eficaz como alguns acreditam.
Se você acha que é um especialista em multitarefa, pense novamente.
Por exemplo, você pode conseguir digitar um e-mail no seu smartphone enquanto caminha. Pois estas duas tarefas você conhece muito bem, mas tornam-se muito mais difícil quando são feitos ao mesmo tempo. Isto é porque sua atenção é dividida entre duas tarefas, em vez de apenas uma.
Troca de tarefas
Alternância de tarefas é semelhante a multitarefa na medida em que envolve fazer muitas coisas ao mesmo tempo. No entanto, a alternância de tarefas é ainda menos produtivo do que a multitarefa, alternância de tarefas ocorre enquanto se concentra em muitas coisas ao mesmo tempo que não estão relacionados a um objetivo específico.
Por exemplo, você pode ter uma conversa ao telefone sobre um próximo evento ao escrever um esboço para um novo projeto. Essas tarefas não têm nada a ver uma com a outra.
É mais provável que você perca detalhes importantes quando está tentando dar atenção para duas coisas diferentes ao mesmo tempo.
Não é um processo fácil conseguir focar. Alternância de tarefas torna ainda mais difícil. O sentimento de estar completamente focado, de até perder a noção do tempo, e estar no tempo presente, é revigorante e produtivo. Este hábito te impede de se perder no trabalho.
Mudar de uma tarefa para outra, simultaneamente, significa que nenhum dos trabalhos produzidos serão elevados em termos de qualidade se comparados com o trabalho que é realizado enquanto se concentra apenas em uma coisa.
Existem dois tipos de alternância de tarefas: a alternância de tarefas interrompida
e alternância de tarefas rápida.
A alternância de tarefas interrompida
Alternância de tarefas interrompida ocorre na maioria das vezes quando você tem notificações de e-mail, redes sociais e mensagens de texto.
Se você tiver alertas de ruído ou pop-ups no seu computador, você provavelmente vai ser facilmente distraído e retirado do momento presente, e produtivo que está tendo com o seu trabalho. Se você está em um estado de fluxo, totalmente focado e até mesmo curtindo o momento, todo esse estado pode ser perdido com uma simples notificação.
Um exemplo dessa interrupção infeliz é ilustrado pela nossa maior distração atual: mídia social. Uma vez que você notar uma nova notificação de mídia social, no momento em que clicar na mesma você oficialmente mudou de tarefa. Você pode estar trabalhando no projeto em uma janela, enquanto verifica as mídias sociais na outra.
Estas interrupções são os maiores obstáculos na gestão do tempo. Eles te inibem a entrar no estado de fluxo necessário para fazer o que precisa ser feito.
Alternância de tarefa rápida
alternância de tarefas rápida envolve a passagem de uma tarefa para outra em rápida sucessão.
Tomar notas no seu caderno com o computador aberto em uma outra tarefa é muito provável de se cair na alternância de tarefas rápida. Você pode mudar no mesmo segundo de digitar um e-mail para escrever um esboço, para um projeto em que está trabalhando.
Indo de uma tarefa para outra, em rápida sucessão diminui a concentração não apenas em seu trabalho, mas no resto do mundo ao seu redor também. Isso limita a sua habilidade de pensar com clareza e com cuidado.
Troca de contexto
Troca de contexto ocorre quando vamos de uma tarefa para uma tarefa completamente diferente. Isto é diferente de multitarefa e alternância de tarefa na medida em que não envolve fazer muitas tarefas ao mesmo tempo.
Troca de contexto significa mudar de um projeto para outro sem concluir qualquer projeto.
Se você tem oito horas de tempo de trabalho, escolha o seu projeto mais importante e trabalhe nele. Para utilizar o seu tempo de forma mais eficaz, conclua o primeiro projeto antes de passar para um novo. Se você passar do projeto A antes de ser feito, você provavelmente vai acabar com dois projetos inacabados até o final do dia, em vez de uma tarefa toda concluída.
Uma enorme desvantagem para troca de contexto é que ela desperdiça o tempo precioso do trabalho. Uma vez que você saiu do foco, vai levar cerca de 25 minutos para entrar em outro estado de foco. Se você alternar contextos três vezes em seu dia, você perdeu mais de uma hora de tempo que poderia ter sido habilmente bem gasto.
Estratégias
Não tenha
medo. Embora existam muitas coisas que surgem, e não há muito a ser feito com
tão pouco tempo, é possível evitar estes hábitos de distração.
Usar essas estratégias para se concentrar em apenas uma coisa de cada vez:
- Implementar o
quando e onde é seu ambiente de trabalho ideal.
Quando você está no seu ambiente de trabalho ideal, você é mais provável de se
tornar envolvido em seu trabalho.
- Faça uma
regra para concluir uma tarefa antes de começar a próxima. Isto irá
aumentar a sua resistência trabalho e irá ajudá-lo a fazer mais. Você não vai
perder o momento precioso.
- Desligue
todas as suas notificações de mídia social e e-mail. Coloque o seu telefone, tablet
ou computador no modo não disturbe. Você pode até ter uma mensagem automática
para que seus contatos saibam quando você estará online.
- Fique longe
de sites que distraem. Você pode ter o hábito de abrir um site favorito quando
você realmente quer verificar seu e-mail. Você pode evitar isso usando
aplicativos e lembretes que irá protegê-lo contra sites que distraem.
- Tirar vantagem do som. Coloque em seu ruído de fundo favorito ou eliminar o ruído de fundo em conjunto utilizando fones de ouvido com cancelamento de ruído.
