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A maioria de nós luta com a gestão do tempo. Isso inclui não poder organizar nosso tempo e gerenciar tarefas dentro dos prazos estipulados. Então, como melhorar a gestão do tempo?
As técnicas de gerenciamento de tempo destinam-se a ajudar as pessoas a gerenciar seu tempo de forma mais eficiente. Estas técnicas ajudam você a priorizar as tarefas e executá-las no prazo certo para que você nunca deixe de cumprir um prazo.
9 melhores técnicas de gerenciamento de tempo
Aqui discutiremos alguns dos métodos de gerenciamento de tempo mais populares que você pode usar:
Técnica Pomodoro
A técnica de gerenciamento de tempo Pomodoro foi inicialmente desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 80.
Francesco Cirillo
Esse método específico permite que você divida seu trabalho em partes gerenciáveis de 25 minutos e, em seguida, crie sessões de trabalho focadas com intervalos adequados de 5 minutos de forma intermitente (com um intervalo coletivo de 20 minutos após 4 períodos de trabalho).
Esta técnica de gerenciamento de tempo vai te ajudar a melhorar sua capacidade de se concentrar mais ativamente durante os períodos de trabalho, além de garantir o mínimo de fadiga mental. Dessa forma, ajuda a resolver problemas de procrastinação, falta de foco no trabalho, agendamento e programação de tarefas de forma não eficiente e incapacidade de cumprir prazos.
Prós da Técnica Pomodoro
- Aumenta o foco quando é hora de trabalhar
- Ajuda a preservá-lo da fadiga mental ou esgotamento
- Mais fácil de rastrear a produtividade.
Contras da Técnica Pomodoro
- Pode ser ter um efeito contrário do esperado, se você parar de trabalhar depois de definir um bom ritmo .
- Nem todas as tarefas podem ser realizadas em sessões de 25 minutos.
Kanban
Kanban é um método visual de gerenciamento de tempo desenvolvido inicialmente por Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota no Japão.
Taiichi Ohno
Essa técnica permite visualizar seu trabalho, facilitando o mapeamento do seu progresso. Essencialmente, você organiza seu trabalho em um quadro com colunas que indicam em quais tarefas você está trabalhando, quais tarefas foram concluídas e quais tarefas ainda não foram concluídas.
Você pode então selecionar as tarefas que são mais urgentes para o trabalho. Esta técnica ajuda a melhorar sua capacidade de priorizar melhor as tarefas e permite agilizar processos e delegar tarefas com mais eficiência (em equipe).
Essa técnica ajuda a melhorar sua capacidade de multitarefa e planejamento e agendamento de suas tarefas, para que sejam concluídas no prazo.
Prós do Kanban
- O mapeamento visual das tarefas permite uma maior clareza das metas em sua carga de trabalho.
- Você pode acompanhar o progresso individual de cada tarefa no quadro
- Você pode personalizar os projetos como desejar
Contras do Kanban
- Criar um quadro Kanban pode ser demorado para algumas pessoas.
- Um quadro Kanban não o ajudará necessariamente a colocar as tarefas em ordem de importância
Método Getting Things Done (GTD)
Desenvolvido pelo consultor de produtividade David Allen, o GTD método Getting Things Done é uma técnica popular de gerenciamento de tempo que permite que você obtenha clareza em suas tarefas.
O método é executando colocando suas tarefas e pensamentos digamos assim, fora de sua mente e anotando no papel através de 5 etapas, ou seja, capturar, esclarecer, organizar, refletir e envolver.
Esse método de gerenciamento de tempo ajuda a melhorar sua capacidade de atingir metas de forma eficiente, eficaz e com mais foco. Esse método permite que você diminua o caos em sua mente, para que seja mais fácil agendar e priorizar tarefas.
Prós do Método Getting Things Done
- Mais fácil de obter clareza sobre tarefas pendentes
- Ajuda a preservá-lo da sobrecarga de informações
- Permite agendar e priorizar tarefas facilmente.
Contras do Método Getting Things Done
- Não oferece soluções para as famosas distrações
- Pode te sobrecarregar se sua lista de tarefas for muito grande.
Eat That Frog
Eat That Frog vem da regra: “Se você tiver que comer dois sapos, coma primeiro o mais feio.” Isso significa que, se você tiver duas tarefas importantes, trabalhe primeiro na tarefa mais difícil e importante. Isso ajuda a melhorar sua habilidade para priorizar e identificar rapidamente tarefas difíceis.
Além disso, ajuda a lidar com problemas de agendamento ineficientes, prazos perdidos e multitarefa s deficientes.
Prós de Eat That Frog
- Mais fácil de gerenciar seu trabalho
- Ajuda você a lidar com tarefas preocupantes primeiro
- Facilita a priorização
Contras do Eat That Frog
Os resultados são subjetivos; alguns indivíduos podem lutar para se concentrar em uma grande tarefa no início do dia. Se a sua única tarefa ocupar muito tempo, talvez você não tenha tempo suficiente para as tarefas restantes.
Método de Gerenciamento de Tempo Timeboxing
O método TIMEBOXING funciona fazendo com que você destine um período fixo para uma atividade pré-planejada. Você só pode trabalhar nele durante o período. Isso ajuda você a ter mais controle sobre sua agenda, melhorar seu foco e organizar melhor as tarefas.
Prós do Timeboxing
Ideal se você tiver várias pequenas tarefas para lidar
Ajuda a cumprir prazos com eficiência
Contras do Timeboxing
Se o tempo acabar, você deve parar de trabalhar em sua tarefa, o que pode ter um efeito contrário do esperado. Às vezes, o tempo alocado para uma tarefa não é suficiente.
Método de Gerenciamento de Tempo TIME BLOCKING
É uma das estratégias mais populares de gerenciamento de tempo. Este é um tipo de formato de agendamento que divide seu dia em blocos de tempo específicos. Você pode então designar tarefas específicas para esses blocos. Ao contrário do Time Boxing, que limita a quantidade de tempo que você gasta em uma tarefa, o bloqueio de tempo é mais focado no bloco de tempo que você reserva para uma tarefa. Isso ajuda a melhorar sua capacidade de planejar, realizar várias tarefas e definir prioridades.
Prós do Time Blocking
- Ajuda a fornecer clareza sobre quais tarefas priorizar
- Permite que você se concentre melhor nas tarefas dentro do bloco atribuído.
Contras do Time Blocking
Pode ser demorado Nem todos os dias podem ser divididos nos mesmos blocos de tempo; os horários nem sempre são rígidos.
Método de Gerenciamento de Tempo IN BOX ZERO
Se você deseja uma técnica de gerenciamento específica para seus e-mails, pode contar com esse método IN BOX ZERO . Este método inclui qualquer uma das 4 etapas possíveis para qualquer e-mail: Excluir, Delegar, Responder ou Adiar. Ele ajuda você a manter sua caixa de entrada livre de mensagens não abertas.
Ao organizar sua caixa de entrada, você organiza sua mente.
Prós do Método In Box Zero
- Ajuda a manter sua caixa de entrada organizada Remove distrações produzidas por e-mail
Contras do In Box Zero
- Pode ser demorado se você tiver muitas mensagens para checar.
- Só pode ser aplicado a caixas de entrada de e-mail
Método de Gerenciamento de Tempo Who’s Got The Monkey?
Este método visa melhorar a delegação de projetos dos gerentes. Aqui os Monkeys se referem às “tarefas” em questão. Aqui o tempo do gerente é dividido em 3 tipos a seguir: Boss Imposed Time onde ele gerencia tarefas exigidas por seu próprio chefe, System Imposed Time, onde ele ajuda seus colegas em suas tarefas , Self-Imposed Time onde ele pode trabalhar em suas próprias iniciativas ou lidar com problemas dos colaboradords (tempo imposto ao subordinado).
Essa técnica particular de gerenciamento de tempo ajuda a melhorar sua capacidade de delegar tarefas, eliminar o tempo imposto por subordinados e aumentar seu tempo discricionário.
Prós do método Who’s Got The Monkey
- Ajuda os gerentes a alocar o tempo
- Ajuda a lidar com os problemas dos funcionários de forma eficiente
- Ajuda na delegação de tarefas
Contras do método Got The Monkey
- Adequado apenas para gerentes
Método de Gerenciamento de Tempo Action Method
O método de ação permite que você considere tudo como um projeto individual. Continue dividindo seu projeto em itens de ação que levarão seu projeto à conclusão, e itens em segundo plano que são ideias que você não precisará para concluir o projeto em questão, e itens de referência que incluem informações ou recursos que orientarão seu projeto.
Prós do Action Method
- Mais fácil de dividir seus projetos em atividades gerenciáveis
- Ajuda a melhorar as habilidades de planejamento e definição de metas
- Uma boa solução para agendamento ineficaz
Contras do Action Method
- Pode ser demorado para realizar
Aí estão as 9 melhores técnicas para gerenciamento de tempo. Agora você pode melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e aproveitar os muitos benefícios do gerenciamento de tempo.
